Panduan Umum dan SOP Administrator Database KTAP Digital NG

Disusun oleh Dimas Prasetyo Muharam, Ketua Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni

Panduan ini mengatur standar operasional prosedur bagi seluruh Administrator di tingkat Dewan Pengurus Daerah (DPD) dan Dewan Pengurus Cabang (DPC) dalam mengoperasikan sistem KTAP Digital Next Generation (NG) di https://kta.pertuni.or.id.

Panduan ini disusun ramah bagi pengguna pembaca layar (screen reader seperti NVDA, JAWS, VoiceOver, atau TalkBack). Tekan huruf H untuk berpindah antarjudul bagian.

A. Fungsi dan Relevansi bagi Organisasi

Pangkalan data (database) keanggotaan digital terpadu pada platform https://kta.pertuni.or.id merupakan pusat informasi keanggotaan PERTUNI seluruh Indonesia. Sistem ini digunakan untuk:

Memetakan demografi anggota secara akurat dan mutakhir.
Menerbitkan Kartu Tanda Anggota Pertuni (KTAP) Digital dan Surat Keterangan Anggota Aktif berstandar nasional.
Menjadi basis verifikasi bantuan sosial dan konsesi disabilitas kementerian/lembaga (seperti KPD Kemensos serta penerbitan Kartu Anggota Pertuni yang dicetak di Kartu Debit/ATM bekerja sama dengan Bank BRI).

Mengingat sistem ini menyimpan data pribadi sensitif (seperti NIK, tanggal lahir, dan kontak keluarga), setiap Administrator di tingkat DPD dan DPC wajib mematuhi standar keamanan siber dan perlindungan data pribadi organisasi.

B. Standar Keamanan Siber Administrator (Wajib Dipatuhi)

Setiap Administrator memegang tanggung jawab penuh atas kerahasiaan data di wilayah kerjanya:

Wajib Akun Email Resmi: Akses dasbor hanya diberikan kepada akun email resmi organisasi berakhiran @pertuni.or.id (bukan email pribadi seperti Gmail atau Yahoo biasa).
Aktifkan Verifikasi 2 Langkah (2FA): Pengurus wajib mengaktifkan perlindungan 2-Step Verification pada akun Google Workspace resmi guna mencegah pembajakan akun.
Hindari Jaringan WiFi Publik: Dilarang mengelola data anggota menggunakan jaringan internet nirkabel publik yang tidak terenkripsi (seperti di kafe, taman, atau stasiun). Gunakan kuota seluler pribadi atau jaringan kantor yang terjamin.
Wajib Keluar (Logout): Selalu klik tombol Keluar (Logout) setelah selesai bertugas, terutama jika menggunakan komputer bersama di sekretariat.

C. Akses Dasbor dan Bantuan Reset Sandi Berjenjang

Buka peramban (browser) dan ketikkan alamat portal khusus pengurus: https://kta.pertuni.or.id/pengurus/login.
Tekan tombol B hingga menemukan tombol: “Masuk dengan Email Resmi PERTUNI”, lalu tekan Enter.
Pilih atau masukkan email resmi Pertuni wilayah Anda (contoh: dpc.kotasurabaya@pertuni.or.id).
Masukkan kata sandi Google Workspace Anda.
Anda akan langsung diarahkan ke halaman utama Dasbor Pengurus (/dashboard).

Ketentuan Bantuan Reset Sandi (Tidak Dapat Dilakukan Mandiri):

Bagi Admin Cabang (DPC): Reset kata sandi tidak dapat dilakukan mandiri di web. Apabila lupa sandi atau akun terkunci, Admin DPC wajib menghubungi Admin DPD (Provinsi) masing-masing untuk dibantu reset sandi sementara.
Bagi Admin Daerah (DPD): Apabila Admin DPD mengalami lupa sandi atau kendala masuk, Admin DPD wajib meminta bantuan ke Tim DPP (Pusat) di Departemen Ristek.

D. Dua Pintu Pendaftaran Anggota

Sistem KTAP Digital NG menyediakan dua pintu pendataan yang saling melengkapi:

1. Pendaftaran Mandiri oleh Calon Anggota (Disarankan)

Calon anggota dapat mendaftar sendiri secara online dari rumah melalui alamat https://kta.pertuni.or.id/register. Berkas yang masuk akan ditinjau oleh Admin DPC di menu Calon Anggota Baru (/dashboard/pending).

2. Pendaftaran Langsung oleh Pengurus Cabang

Apabila calon anggota datang langsung ke kantor sekretariat atau mengalami kesulitan mengakses gawai:

Admin DPC membuka menu Daftar Anggota Aktif (/dashboard/members), lalu klik tombol “Tambah Anggota Baru” (URL: /dashboard/members/add).
Masukkan 16 digit NIK asli, nama lengkap, kontak WhatsApp, dan alamat domisili.
Unggah foto KTP dan pas foto formal anggota.
Sistem secara otomatis menjalankan analisis AI untuk mengecek kesesuaian dokumen dan langsung menerbitkan NIA anggota.

E. Pencetakan KTAP Digital dan Surat Keterangan Aktif

Sistem mendukung prinsip ramah lingkungan dan efisiensi anggaran (paperless):

Unduh KTAP Digital: Pada menu Daftar Anggota Aktif, klik nama anggota lalu pilih opsi “Cetak Kartu” (/dashboard/members/[id]/print). Sistem menghasilkan gambar kartu tampak depan dan tampak belakang beresolusi tinggi dengan QR Code verifikasi. Gambar ini dapat dikirimkan langsung ke WhatsApp anggota untuk disimpan di ponsel mereka.
Cetak Surat Keterangan Aktif (Format A4): Sistem menyediakan dokumen resmi berformat A4 dengan kop surat standar nasional dan tanda tangan elektronik QR Code melalui menu Layanan Persuratan (/dashboard/persuratan).
Pencetakan Fisik (Opsional): Pencetakan kartu fisik berbahan plastik PVC dikembalikan pada kebijakan dan kemampuan anggaran masing-masing DPD/DPC (tidak diwajibkan oleh DPP).

F. Pengajuan Mutasi dan Deaktivasi Berjenjang

Mutasi Anggota Antar-Cabang: Diproses melalui menu /dashboard/transfers. Persetujuan mutasi berada di tangan Admin DPC Tujuan secara seketika tanpa mengubah nomor anggota lama.
Deaktivasi / Penghapusan Data: Diproses melalui menu /dashboard/deaktivasi berdasarkan tiga alasan AD/ART (Meninggal Dunia, Mengundurkan Diri, atau Diberhentikan). Usulan dari DPC wajib disetujui oleh DPD provinsi sebelum status dinonaktifkan secara permanen.

Platform KTAP Digital NG didesain ramah pengguna tunanetra. Gunakan pintasan cepat keyboard berikut:

Tekan huruf H (Heading) untuk melompat cepat antarseksi judul formulir atau ringkasan dasbor.
Tekan huruf B (Button) untuk melompat langsung ke tombol-tombol perintah eksekusi (seperti “Masuk dengan Email Resmi”, “Tambah Anggota”, “Simpan Data”).
Tekan huruf E (Edit Box) untuk melompat ke kotak isian teks pencarian nama anggota atau data formulir.
Tekan huruf F (Form Control) untuk melompat ke kotak kombo dropdown (seperti filter status KPD atau wilayah).
Tekan huruf T (Table) lalu gunakan kombinasi Ctrl + Alt + Tombol Panah untuk membaca data tabel anggota secara terstruktur.

Informasi Dokumen dan Penyusun

Platform: KTAP Digital Next Generation (NG)
Penyusun: Dimas Prasetyo Muharam, Ketua Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni
Penerbit: Departemen Riset dan Teknologi, Dewan Pengurus Pusat Persatuan Tunanetra Indonesia (DPP PERTUNI)